Privacyverklaring Rocking Up X-mas
Rocking up X-Mas verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Rocking up X-Mas.
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Rocking up X-Mas gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Wat zijn persoonsgegevens?
Dat zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam en adres. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Rocking up X-Mas persoonsgegevens?
Rocking up X-Mas verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie Rocking up X-Mas direct of indirect een relatie heeft. Dat zijn de gegevens van:
gezinnen die worden opgegeven voor een kerstpakket;
gegevens van de hulpverlenende instantie die de gezinnen opgeven;
vrijwilligers van Rocking up X-Mas die in ons kernteam zitten of helpen met inpakken en/of wegbrengen van de pakketten; en
donateurs die een eenmalige of periodieke gift doen om de kerstpakketten mede mogelijk te maken.
Waarom verwerkt Rocking up X-Mas persoonsgegevens?
De gegevens van donateurs
Wanneer je een donatie aan ons doet, verwerken wij enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor onze financiële afhandeling en om onze waardering te tonen.
Welke gegevens?
We slaan je naam, IBAN en het donatiebedrag op. Indien je dit opgeeft (bijvoorbeeld bij een periodieke schenking of via het contactformulier) bewaren we ook je e-mailadres.
Het doel:
We gebruiken deze gegevens om de betaling te verifiëren, te voldoen aan onze boekhoudkundige verplichtingen en om je eenmalig een bedankbericht te sturen voor je steun.
Onze partners:
Voor het veilig verwerken van je donatie maken we gebruik van de bancaire diensten van Bunq en smartpay van de Rabobank. Deze partijen verwerken jouw gegevens uitsluitend om de transactie technisch mogelijk te maken en zijn gebonden aan strikte privacyregels.
Bewaartermijn:
Vanwege de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst zijn wij wettelijk verplicht de gegevens over deze financiële transacties 7 jaar te bewaren. Daarna worden je gegevens definitief verwijderd.
2. De gegevens van gezinnen en vrijwilligers
Als iemand wordt opgegeven voor een kerstpakket of aan de slag wil gaan als vrijwilliger, heeft Rocking up X-Mas persoonsgegevens nodig.
Welke gegevens?
We verwerken de noodzakelijke contact- en adresgegevens. Daarnaast verwerken we specifieke gegevens die nodig zijn voor het kerstpakket op maat. Hierbij moet je denken aan de gezinssamenstelling, de leeftijd en het geslacht van de kinderen en eventuele dieetwensen of allergieën (bijvoorbeeld vegetarisch of halal).
Het doel:
We gebruiken deze gegevens om een passend kerstpakket op maat te maken (zodat een vegetarisch gezin een passend alternatief krijgt en kinderen een cadeautje ontvangen dat past bij hun leeftijd en geslacht). Daarnaast gebruiken we de adresgegevens en de telefoonnummers zodat onze vrijwilligers de pakketten kunnen langsbrengen.
Promotie en toestemming:
De gegevens van de gezinnen worden in geen geval gebruikt voor promotie- of marketingdoeleinden. Alleen vrijwilligers die daarvoor toestemming geven worden in het jaar daarop gevraagd of zij weer willen helpen bij onze actie. Dit geldt ook voor het publiceren van foto’s en beeldmateriaal. Deze worden ook alleen gebruikt voor zover de vrijwilliger daar toestemming voor heeft gegeven.
Bewaartermijn:
De persoonlijke gegevens van de huishoudens die een kerstpakket hebben ontvangen, worden een week na ontvangst of het aanbieden van het pakket volledig vernietigd. Ook de gegevens van vrijwilligers (die geen toestemming hebben gegeven om het jaar daarop benaderd te worden) worden een week na de bezorgdag vernietigd. Ten behoeve van de planning van toekomstige jaren bewaren wij uitsluitend geanonimiseerde statistische gegevens. Hierbij moet je denken aan de totale grootte van de gezinnen en het aantal kinderen binnen bepaalde leeftijdscategorieën.
Verwerkt Rocking up X-Mas ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende geloof. Rocking up X-Mas verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als dat moet op basis van de wet en met toestemming van het gezin. Denk bijvoorbeeld aan allergieën of aan gezinnen die halal eten of vanwege hun geloof geen rundvlees eten. Rocking up X-Mas verwerkt deze gegevens alleen omdat ze een kerstmenu wil aanbieden dat niet in strijd is met iemands geloofsovertuiging.
Hoe gaat Rocking up X-Mas met mijn persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen Rocking up X-Mas of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Rocking up X-Mas deelt jouw gegevens niet met externe partijen voor commerciële doeleinden. Persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening (zoals de financiële afhandeling van donaties via Bunq en Rabobank) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wie heeft toegang tot jouw gegevens (autorisatie)?
Bij Rocking up X-Mas gaan we heel voorzichtig met je gegevens om. Alleen de mensen die de gegevens écht nodig hebben voor hun werk, kunnen erbij.
Gegevens van gezinnen, hulpverlenende instanties/hulpverleners en vrijwilligers:
Wie kunnen daarbij:
De locatiemanagers
De locatiemanagers van Rocking up X-Mas verwerken de persoonsgegevens van gezinnen, hulpverlenende instanties en hun vrijwilligers in hun administratie. Zij hebben volledig toegang tot de gegevens die zijn ontvangen van bijbehorende hulpverleners. Zij gebruiken deze informatie uitsluitend om de hulpverlening en de inzet van vrijwilligers in hun specifieke regio te coördineren. Zij hebben geen inzage in de persoonsgegevens van andere regio’s.
De vrijwilligers
De vrijwilligers die helpen bij het inpakken en/of de pakketten rondbrengen ontvangen alleen die gegevens die nodig zijn om hun taak te volbrengen: de adresgegevens, het telefoonnummer (voor contact bij bezorging) en het aantal gezinsleden (om het juiste pakket te overhandigen).
Alle vrijwilligers worden vooraf geïnstrueerd dat zij vertrouwelijk met deze informatie om moeten gaan. Zij tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring. Zij mogen deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en dienen na afloop van de actiedag de gegevens te verwijderen/te vernietigen.
Donateursgegevens:
Wie kunnen daarbij:
De locatiemanagers
Zij hebben uitsluitend inzage in de donaties die binnenkomen op de rekening die specifiek aan hun locatie is gekoppeld. Zij zien deze gegevens enkel om de herkomst van lokale giften te verifiëren en donateurs te kunnen bedanken.
Het bestuur
Het bestuur heeft een overkoepelende rol en heeft toegang tot alle bankrekeningen van de stichting voor de financiële verantwoording en de algemene administratie.
Jouw rechten en contact
Kan ik zien welke gegevens Rocking up X-Mas van mij verwerkt?
Je kunt via ikhebbenvraag@rockingupxmas.nl vragen om een overzicht van de van jou verwerkte gegevens.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Rocking up X-Mas kun je contact opnemen met Rocking up X-Mas via ikhebeenvraag@rockingupxmas.nl